オフィスでのペーパーレスを極める

Photo by : Guillaume Brialon

オフィスのIT化が進み、ペーパーレス化が叫ばれて久しいですが、紙の資料は一向に減らず、デスクには書類が散乱していませんか。机に残った書類の山は、いかにも積み残された仕事があふれているようで気持ちも滅入ってしまいます。

今回は、環境にも心にもやさしいペーパーレスの仕事術をまとめてみました。

資料の作成はA4横で

ペーパーレスの第一歩は、作成中の資料を印刷しないことです。資料を作成すると内容を確認するためについつい印刷して、手に取ってみたくなります。実際、紙で確認していてはじめて誤字に気づくことはよくあることです。

なぜなら、用紙の向きを縦にして小さな文字で作ってしまうからです。実際の印刷イメージとPCのディスプレイの表示とにギャップがあるため、作っている最中に気づきにくくしているのです。

パワーポイントの資料はもちろん、ワードの文章も用紙をA4の横にして大きな文字で作成しましょう。そうすれば、ディスプレイ上での確認のみで修正は完結します。

会議に紙は持ち込まない

会議に資料を使う場合は、プロジェクターを活用するようにしましょう。

ほとんどの場合、配布した資料の大半は会議での説明でカバー可能です。口頭で説明できないこと以上の情報を資料に盛り込んでもどうせ伝わりません。

会議の前に資料を共有しておけば、どうしても紙で確認したい年配の人は印刷しておくことでしょう。会議資料は電子ファイルで共有するので十分です。

とにかく捨てる

手元に紙の資料があったら、可能な限り迅速に捨てることを心がけましょう。会議の配布資料は電子ファイルで共有してもらえば不要です。資料に書き込んだ情報は会議での課題事項などの議事なので、すぐさまToDoに落とし込んで、資料は捨てるのがポイントです。

紙でしかない資料の場合は、コピー機のスキャン機能を使って電子化して保存します。後から紙の資料を探すためにはきちんとファイリングして保存する必要がありますが、電子化しておけば資料を見つけるのも容易になり、キャビネットも不要です。

捨ててしまって見つからない場合は、最後の手段で周りの人に頼りましょう。ほとんどの資料は自分以外の誰かが持っています。取っておかないと困るかもという杞憂はやめて、思い切って紙の資料を捨てるのがペーパーレスの第一歩です。

デスクの書類が片付くと、たまった仕事が軽くなった気持ちになれます。紙を捨てる勇気を持ってペーパーレスを突き進みましょう。