確実に読んでもらえる重要なメールとは？

Photo by : rajue

朝、出社してPCのメールをチェック。受信箱が一杯だと仕事がたまっている感じがして、憂鬱ですね。ましてや、長い有給休暇を取って久しぶりにメールボックスを空けた時などもう大変。「未読」が数百件なんて経験もあるかもしれません。

それでも大切なメールは相手に読んでもらわないと困ります。送ったメールを確実に読んでもらうライフハック術をまとめてみました。

答えは簡単。相手にこの人からのメールはちゃんと読まなきゃ、返信しなきゃ。と思われるような送信者になることです。では、どうしたらそうした送信者になれるのでしょうか。

メールはフィルタリングされる

仮にあなたの受信箱に、あなた個人あてに社長からメールが送られてきたら、たとえ数百通の未読メールがあっても、きっとあなたは見過ごすことはありません。でも、平社員の場合はそうもいきません。

部長のところには課長の５倍、役員には部長の5倍、社長のところにはその10倍のメールが送られてきます。

そうするとメールのフィルタリングが行われるようになります。このメールは読まなくてもいいメールだと。 振り分けられたメールは「未読」のまま、そこに溜まっていきます。いわば、「迷惑メール」と同じ扱いです。そうなってしまったら、いくらその人にメール送ってもほとんど読んでもらえなくなります。

誰にとって「重要」かを考える

「迷惑メール」とならないようにするには、誰にとって「重要」かを考えるのがポイントです。 例えば、以下のようなメールを送り続けると「迷惑メール」の送信者とみなされる可能性が高くなります。

• 【重要】　などと件名に入れる
• メールソフトの「重要フラグ」 "!"　マークを頻繁につける

一般の業者から送られてくるメールが「迷惑メール」扱いされるのは、送る側が「重要」と思っているのみで、受け取る側はそうは思っていないためです。

いくらあなたが【重要】と思っても、判断するのは受信側。この原則を理解することがまず大切ですね。