「メールの添付忘れ」を確実に防ぐ3つの方法

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ビジネスメールを書き終わって送信した瞬間、「あっ」と添付ファイルを忘れてたことに気づくことはありませんか。メール本文をきっちり書くことに集中していると、添付ファイルのことが頭から離れてしまうものです。送信し終わって直後に「忘れてました」と再送信するのは何ともバツの悪いものです。

今回はメールの添付忘れを確実に防ぐライフハック術をお伝えします。

1. 宛先は送信前に入力する

メールを書くときはメールの宛先を先に入力するのが普通です。その場合、メール本文を書き終わるとそのことに満足してしまうので、そのまま送信ボタンを押してしまいがちです。添付ファイルのことはうわの空。

一方で、宛先をメール本文よりあとから入力する癖をつけると、このようなミスは小さくなります。本文をきちんと読み返し、添付ファイルがちゃんとついているかを確認する余裕が出てきます。

相手からのメールに返信する場合は、そのまま宛先が設定されてしまいますが、いったん削除して返信を書くのがお勧めです。そうすることにより、「えっ、こんな人にCCが入っていたの？」なんて後から気付くこともなくなります。社内のやり取りに社外のメールアドレスがCCされていたなんてことがあったら取り返しのつかないことにもなりかねません。

2. Gmailの「添付忘れ防止アラート」を使う

Gmailのオプションに「添付忘れ防止アラート」機能があります。こちらを使うとメール本文に「添付」というキーワードが含まれていて、かつファイルが添付されていない場合、「ファイルを添付し忘れているようです。ファイルを添付せず送信しますか？」というダイアログで教えてくれます。このオプションの設定方法は以下のとおり。

(1) 言語を「English（US）」に変更

(2) 「Labs」の「Forgotten Attachment Detector」を「Enable」に変更

(3) 言語を「日本語」に戻す

(4) 「添付」と本文に含まれるとアラートが出るようになります

3. Gmailの「送信取り消し」機能を使う

それでも送信してしまった場合に備え、Gmailの「送信取り消し」機能で挽回可能です。この機能を使うと、送ってしまったメールを5秒間なら取り消すことが可能となります。このオプションの設定方法は以下のとおり。

(1) 言語を「English（US）」に変更（上記とおなじ）

(2) 「Labs」の「Undo Send」を「Enable」に変更

(3) 言語を「日本語」に戻す

(4) 送信後、5秒間だけ「取消」というボタンが出るようになります

これで、添付ファイル忘れをなくせること間違いなしです。