幹事さん御用達。面倒な忘年会の日程調整をサクサクすすめる方法

11月も後半にさしかかり、いよいよ2009年も忘年会シーズンがやってきました。

忘年会の幹事をまかされてしまったら、おいしいお店を予約するのはもちろん、スマートに参加者の日程調整を行いたいですよね。

社内だったり、仲間内でnotesやGoogleカレンダーなど同じグループウェアを使っていれば、比較的スケジュール調整はスムーズに行きますが、社外も含めた忘年会となるとそうも行きません。

今回は、面倒な忘年会の日程調整をサクサクすすめるための方法をまとめてみました。

IDなどの登録を行うことなく、日程調整を行うためのウェブサービスとしては、以下のようなものが便利です。

カレンダーをみながら、出欠確認できる WhichDateWorks

英語のツールとなりますが、おすすめは WhichDateWorks 。

使い方はかんたん。名称・詳細などを記載した案内メッセージを作成して、参加者のメールアドレスを入力して画面から自動でメールが送信されます（画面の説明は英語ですが、日本語の入力が可能です）。
メールを受信した参加者は、リンクをクリックすると、カレンダーが表示されるので、日にちごとに「○」、「×」、「？」を選択して登録します。カレンダー上でみんなの回答状況を確認できるので、一目で都合の良い日が分かる仕組みです。

Gmailのアドレス帳を参照して、参加者を選択することもできるので、案内メールもさくっと送れます。もちろん、IDやパスワードなど面倒な登録作業は不要です。

日本語のウェブサービスなら「調整さん」

一方、日本語のウェブサービスでは、「調整さん」が有名。

名称、説明、候補日程（自由フォーマット）を入力して、イベントごとの個別ページを作成します。

ページごとのURLが表示されているので、このURLを記載したメールを参加者に送信します。参加者がこのページで自分の名前と、各候補日程の「○」、「△」、「×」を入力すると、自動的に集計されて「○」が多い日にちに色がついて表示される仕組みです。

WhichDateWorksの様に、自動でメールを送信する仕組みではないので、個別にメールを書く必要がありますが、気軽に案内ページを作れるのが便利です。

ツールに頼りたくない場合は、メールで調整

こういったウェブツールを使うのもよいですが、わざわざツールを使うのにちょっとしたハードルがあります。

そこで、「たつをのChangeLog」の「たつを」さんが紹介している方法は、メールのシンプルなテキスト文面でやり取りする方法。

12 13 16 19 20 21
鈴  o  o  o  o  o  o
佐  ?  o  x  x  o  o（12日はひょっとしたら）
田  x  o  o  x  o  o

といった具合です。これなら、ウェブツールを使いこなせないおじさんがメンバーに混じっていて、「12、13日意外だったらいいよ。」なんてメールで返事を返してきても容易に調整可能です。

忘年会シーズンまっただ中、面倒な調整はさっさと終わらせて、忙しい年末を有意義に過ごしましょう。